Preventivi con intelligenza artificiale: cosa delegare e cosa controllare

Sono adatti: sintesi del brief, struttura di obiettivi e attività, elenco di dubbi, riscrittura del tono e bozza di follow-up. Sono decisioni umane: prezzo, sconto, disponibilità, conformità tecnica, imposte, diritti d’uso e impegni contrattuali.

Pilot lavora su testi e struttura, non modifica, pubblica o invia una proposta senza un’azione esplicita dell’utente.

Organizza questo brief in: obiettivo, attività incluse, esclusioni, dati mancanti e domande. Usa soltanto le voci e gli importi del catalogo approvato che segue. Non inventare prezzi, tempi, risultati, imposte o promesse. Se un dato manca, scrivi “da confermare”. Mantieni separati costi una tantum e ricorrenti. Brief: [incolla]. Catalogo approvato: [incolla].

Un prompt preciso limita l’ambiguità, ma non trasforma la risposta in una fonte autorevole.

1. Controlla nomi e numeri.
2. Confronta ogni prezzo col catalogo.
3. Verifica che il perimetro corrisponda al brief.
4. Elimina promesse non approvate.
5. conferma tempi, tasse ed esclusioni.

Se il modello segnala una domanda, non nasconderla: portala al cliente o trasformala in un’ipotesi esplicita.

Brief: “servono foto per lancio prodotto”. L’AI può chiedere quanti prodotti, quante ore di set, quali formati e quanti giri di revisione. Non può decidere che siano incluse dieci foto, assegnare 500 € o promettere la consegna venerdì se questi dati non sono stati forniti.

Dopo le risposte, l’utente associa le voci approvate e verifica il totale.

Incollare dati sensibili non necessari; chiedere “fammi un preventivo” senza contesto; accettare numeri generati; confondere tono sicuro e accuratezza; lasciare che una bozza sembri già inviata. Riduci i dati al necessario e conserva la responsabilità editoriale.

Per una struttura completa leggi la guida principale; per un caso creativo consulta la guida a fotografi e videomaker.

Prima della richiesta prepara una scheda con nome del progetto, destinatario, obiettivo, voci autorizzate e parole da evitare. Rimuovi dati personali non necessari. Se servono informazioni del cliente, usa soltanto quelle pertinenti al testo: una descrizione può essere migliorata senza includere recapiti, dati fiscali o conversazioni complete.

Confronta poi la bozza con la fonte, frase per frase. Evidenzia numeri, date, quantità e verbi che implicano un impegno come “garantiamo”, “consegneremo” o “include”. Se manca una fonte approvata, sostituisci l’affermazione con una domanda o con “da confermare”. Salva la versione verificata, non l’output grezzo, nel preventivo.

Mantieni un piccolo registro delle correzioni ricorrenti: termini troppo enfatici, dati mancanti e descrizioni che richiedono sempre una verifica. Trasformalo in istruzioni per le richieste successive. L’obiettivo non è rendere l’AI autonoma, ma rendere più evidente dove serve il giudizio professionale.